Ontdek hier enkele interessante customer cases van hoe andere bedrijven werken met de digitale tools van Comax. We tonen hier de Customer Case van Van der Valk Hotel Beveren die zo een voltijdse arbeidskracht heeft weten uit te sparen. Ook tonen we de digitale oplossingen op maat van de Profshop.

Van der Valk Hotel Beveren spaart voltijdse arbeidskracht uit dankzij de digitale tools van Comax. 

Van der Valk Hotel Beveren maakt deel uit van de Van der Valk groep. Het viersterrenhotel beschikt over 196 kamers, 4 verschillende restaurants, meeting faciliteiten, feestzalen, een escape rooms en een uitgebreide wellness- fitness omgeving.

Complexe administratie vraagt veel tijd.

De administratie en boekhouding bijhouden is een hele uitdaging voor een groot hotel zoals Van der Valk Hotel Beveren. Van Den Branden slaakt een diepe zucht als hij eraan terugdenkt: “Nog geen twee jaar geleden deden we alles manueel: facturen kopiëren, klasseren, bestelbonnen en facturen opzoeken en koppelen, … Maar ook het bijhouden van de inkoopfacturen en technische fiches was een hele uitdaging. Er ging heel veel tijd verloren aan opzoekwerk.”

Daarom ging Van der Valk Hotel Beveren op zoek naar een manier om hun administratie en boekhouding efficiënter te laten verlopen. Zo kwamen ze al snel uit bij de digitale oplossingen van Comax.

Digitale oplossingen bij Van der Valk Hotel Beveren.

Van der Valk Hotel beveveren was in de eerste plaats op zoek naar een oplossing om het opzoeken van facturen, bestelbonnen en andere documenten makkelijker en sneller te maken. Ze kozen voor de volgende digitale tools van Comax:

• Comax Print

Zodra Van der Valk Hotel Beveren via mail een bestelling ontvangt, wordt deze mail (incl. eventuele bijlagen) met één druk op de knop als PDF opgeslagen in de hiervoor voorgeprogrammeerde Comax folder. Comax doet dit door alle openstaande schermen te scrapen. De software zoekt het betreffende bestelnummer op in het ordersysteem waarin alle bestellingen genoteerd staan.

Via Comax Print wordt de bestelbon vervolgens automatisch toegevoegd aan de factuur, samen met de verkoopsvoorwaarden en eventuele commerciële acties. Het geheel wordt aansluitend automatisch digitaal verstuurd naar de klant. Elk factuur wordt tevens digitaal gearchiveerd.

“Dankzij de digitale oplossingen van Comax sparen we nu een voltijdse arbeidskracht uit.”

Jurgen Van Den Branden – Finance Manager bij Van Der Valk Hotel Beveren

• Comax UBL

Met Comax UBL wordt elke aan- en verkoopfactuur automatisch omgezet naar een universeel UBL-bestand. Zo kunnen de aankoopfactuurgegevens direct ingelezen worden in het boekhoudpakket van Van der Valk Hotel Beveren. Daarnaast wordt, tevens dankzij Comax Ubl, elke uitgaande pdf-factuur ook verstuurd als UBL-file.  Hierdoor kunnen klanten de factuur sneller verwerken met als positief gevolg dat ze ook sneller betaald wordt. Een dubbel voordeel voor Van der Valk Hotel Beveren dus.

• Comax Split & Merge

Met Comax Split & Merge kunnen allerhande documenten (PDF, mails, JPG, Word, …) gemakkelijk gesplitst worden in individuele bestanden of samengevoegd en omgezet worden naar PDF. Die kunnen vervolgens meteen opgeslagen worden in hun verkenner of document-managementsysteem. Dankzij de tekstherkenning (OCR) kan elk van deze documenten op inhoud worden doorzocht. Zo wordt het opzoeken van gegevens en documenten heel makkelijk. “We gebruiken het ook om technische fiches van onze installaties en apparaten digitaal op te slaan”, zegt Van Den Branden. “Zo kunnen we bij een defect onderdeel, snel de juiste gegevens over het betreffende onderdeel terugvinden via een simpele search in ons digitaal archief.”

"Goede service met snelle interventies"

“De implementatie van de verschillende Comax tools ging heel vlot”, vertelt Van Den Branden. Dankzij de snelle interventies van Comax waren de weinige schoonheidsfoutjes ook heel snel opgelost. De na-service is heel goed en ze spelen steeds kort op de bal.”

Profshop kiest voor digitale oplossingen op maat 

In hun vestigingen in Schoten en Wilrijk biedt Profshop een uitgebreid gamma materialen voor professionele schilders, stukadoors en doe-het-zelvers. Denk aan verf, behang, sierpleister, gipsplaten, schilders- en stukadoorsmateriaal, gevelisolatie en meer.

“Twee en half jaar geleden heeft mijn vader Tom Nollekens de Profshop-winkel in Schoten overgenomen”, vertelt Sam Nollekens, die ook actief is in het familiebedrijf. “Hun gamma sluit mooi aan bij het gamma van de verfgroothandels van Tom Nollekens. “Midden 2020 hebben we een nieuwe Profshop-vestiging geopend in Wilrijk. Zo zijn we voor iedereen in het Antwerpse vlot bereikbaar.”

Documenten opzoeken zonder moeite

Na de overname van Profshop, werd Sam naar de vestiging in Schoten gestuurd om er helemaal vertrouwd te raken met de gang van zaken.

“Het viel me meteen op dat alle bestel- en leveringsbonnen werden ingescand en vervolgens gewoon op één hoop werden gegooid”, zegt Sam. “Achteraf konden ze snel teruggevonden worden via het eenvoudig digitaal zoeksysteem van Comax.”

“Het verschil met de vestigingen van Tom Nollekens was groot. Ik ben er ooit twee volle dagen bezig geweest om tijdens de afwezigheid van een collega alle leverbonnen te sorteren en te koppelen aan de juiste facturen. Na mijn positieve ervaring bij Profshop, belde ik meteen mijn vader om te zeggen dat we deze digitale oplossing ook nodig hadden voor onze Tom Nollekens vestigingen.”

Digitale oplossingen bij Profshop

Profshop werkt met drie digitale oplossingen van Comax:

1. Comax Print

Dankzij de Comax Print oplossing op maat worden facturen automatisch verstuurd volgens wens van de klant; als een afgedrukt document of digitaal, via mail al dan niet met automatische toevoeging van de oorspronkelijke bestelbon of getekende leveringsbon.

Er wordt automatisch een elektronisch briefhoofd van Profshop aan elk factuur toegevoegd. In de vestiging in Schoten wordt meer dan 50% van de facturen digitaal verstuurd. Dat zorgt voor een mooie besparing op vlak van papier, enveloppen, inkt en frankeerkosten. Bovendien gaat het allemaal automatisch, zonder tijdrovende manuele handelingen zoals het plooien en samenvoegen van documenten, in een envelop steken, frankeren, op de post doen, etc.

Met Comax Print kunnen PDF-bestanden zoals promo’s of acties automatisch meegestuurd worden met de elektronische factuur.

2. Comax Barcode

Met Comax Barcode worden de gesigneerde leveringsbonnen gescand en automatisch digitaal geklasseerd met het juiste ordernummer. Achteraf worden ze automatisch bij de bijhorende factuur gevoegd.

3. Comax OCR & Search

Met Comax OCR & Search kan elk document makkelijk opgezocht worden in het digitaal archief. Dankzij de OCR-technologie kan je zoeken op de inhoud van elk document. Dankzij het centraal digitaal archief besparen de medewerkers van Profshop dagelijks heel wat tijd.

Conclusie: Comax maakt digitale administratie makkelijk. 

“De digitale oplossingen van Comax maken het beheer van onze administratie heel makkelijk”, aldus Sam. “We konden zelf beslissen welke functionaliteit we wilden en welke niet. Daardoor is de software echt op maat en blijft het heel eenvoudig om mee te werken. Bovendien betalen we enkel voor wat we nodig hebben. Ook de installatie verliep heel vlot. Eenmaal geïnstalleerd blijft het perfect lopen zonder dat er elke maand nieuwe updates of wijzigingen moeten gebeuren.”

Wil jij jouw administratie digitaliseren en vereenvoudigen?

Bezoek ons op Voka Bedrijvennetwerkdagen, stand 4137.